Gli adempimenti documentali in merito alla sicurezza sul lavoro sono molti, lo sanno bene i consulenti che lavorano nell’ambito Sicurezza e le PMI che ogni giorno si trovano a dover correre dietro alle scadenze e alle incombenze documentali.
Una soluzione valida ed economica può essere l’utilizzo di un sistema di gestione in cloud per la sicurezza sul lavoro che consente di condividere informazioni e documenti tra consulente ed azienda e tra i membri interni dell’organizzazione ed inoltre invia, in maniera automatica, notifiche in anticipo sulle scadenze di corsi di formazione, aggiornamenti documentali, consegna periodica di DPI, svolgimento di riunioni e così via.
Quando si parla di Sicurezza sul Lavoro, troppo spesso le aziende leggono dietro questa proposizione una quantità di carte da produrre e di incombenze burocratiche cui dare seguito.
L’impostazione “documentale” data dal D.Lgs. 81/08 non da adito ad interpretazioni: alcuni documenti devono essere periodicamente aggiornati, i corsi di formazione devono essere svolti, a seconda dei casi, ogni 3 o 5 anni, le visite mediche vanno eseguite sulla base del protocollo sanitario stabilito dal medico, con scadenze differenti per ogni mansione e lavoratore…
Nella marea di scadenze che l’azienda deve tenere sotto controllo è molto facile perdere la bussola e tralasciare, senza volerlo, l’aggiornamento di corsi di formazione e della documentazione prevista dal D.Lgs. 81/08.
Purtroppo queste dimenticanze non sono esenti da problemi: la mancata formazione ed aggiornamento dei lavoratori, un DVR che non è più conforme alla realtà aziendale e alla sua organizzazione, una consegna di DPI di cui non si è tenuto traccia o è andata persa, sono tutte attività che sono potenzialmente sanzionabili sia in sede civile che penale.
L’art. 30 del D.Lgs. 81/08 prevede espressamente la raccomandazione all’adozione di un sistema di gestione aziendale per la sicurezza, anche qualora non fosse certificato OHSAS 18001 o secondo altri schemi di certificazione, al fine di garantire l’effettiva attuazione della sicurezza sul lavoro in azienda.
Una risposta semplice, veloce ed economica a questo problema può essere l’adozione di un sistema di gestione in cloud come QSA.NET, proposto con successo alle nostre aziende Clienti.
Il sistema QSA.NET può portare indubbi vantaggi organizzativi:
- Notifiche automatiche via e-mail delle scadenze dei corsi inviate al responsabile con largo anticipo
- Notifiche automatiche via e-mail delle scadenze relative all’aggiornamento documentale al responsabile con largo anticipo
- Notifiche automatiche via e-mail delle scadenze relative alle visite mediche, consegna DPI ai lavoratori, consegna tesserini, etc. con largo anticipo
- Notifiche automatiche via e-mail delle scadenze di manutenzioni di attrezzature e DPI (es. verifiche periodiche apparecchi di sollevamento, verifiche annuali DPI lavori in quota, etc.)
- Possibilità di avere una scansione nell’archivio informatizzato tutti i documenti relativi alle scadenze (es. copia degli attestati di formazione, copia dei verbali di verifica attrezzature, etc.) sempre disponibili, ordinati e consultabili velocemente da chiunque in qualsiasi luogo ove sia presente una connessione internet
- Possibilità di avere una scansione nell’archivio informatizzato di tutti i documenti per la sicurezza (verbali di riunione periodica, piani di miglioramento, DVR, relazioni specifiche, POS, etc.) sempre disponibili, ordinati e consultabili velocemente da chiunque in qualsiasi luogo ove sia presente una connessione internet
- Facilitare la comunicazione e la collaborazione interna in merito alla sicurezza sul lavoro sia tra i membri dell’azienda, sia tra consulenti esterni, RSPP ed azienda
Maggiori informazioni sul sistema QSA.NET possono essere richieste alla nostra azienda, che è partner ufficiale del progetto, oppure visionando direttamente il sito web https://www.qsanet.it/
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